Для каждой организации обязательно ведение бухгалтерского учета. Без него невозможно ни выдать зарплату работнику, ни отправить его в командировку. Что же относится к учету расходов при командировании лица на предприятии? Рассмотрим такой документ как авансовый отчет и, как совершается его сдача.

Как заполнить авансовый отчет по командировке?

Поскольку оформление и сдача авансового отчета по командировке обычное дело в сегодняшней действительности, то необходимо знать, каким образом составляется данный документ. На законодательном уровне имеется его разработанная и унифицированная форма, а также указание на порядок заполнения (Постановление Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г.).

При этом он принадлежит к документам первичного учета и необходим в бухгалтерских целях – учет, подлежащих выдаче финансов командируемому лицу. Порядок его формирования подразумевает следующее:

• составляется он лицом, который был в поездке, и работником бухгалтерии;
• устанавливается список прилагаемых документов о произведенных расходах командируемым сотрудником;
• в нем должны быть прописаны суммы затраченных денежных средств с разбивкой по категориям.

После того, как этот документ написан, он направляется в бухгалтерию для последующей проверки. При положительном результате он подлежит утверждению со стороны руководителя организации и производится списание указанных сумм.

Нередкой является ситуация, когда выданные средства работнику на поездку по служебным обязанностям превышают необходимый ему для этого размер, либо наоборот, их оказалось недостаточно в силу каких-либо причин. В первом случае остаток должен быть сдан обратно в кассу предприятия (оформляется приходный ордер), в другом – составляется расходник на разницу произведенных фактических затрат и выданным ранее авансом.

Срок сдачи авансового отчета по командировке

П. 26 Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. предусматривает единственный пресекательный период времени, в течение которого лицо должно отчитаться о понесенных им расходах в служебной командировке. Он составляет три дня. Начало его течения исчисляется с даты фактического прибытия.

При сдаче к нему прилагаются также бумаги, подтверждающие факт расходов.

Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?

Согласно ст. 168 ТК России на наймодателе лежит обязанность по возмещению своему работнику следующих расходов при отправлении его в командировку:

• на оплату проезда;
• снятия жилья;
• суточные;
• иные (но только с разрешения работодателя).

Постановлением № 749 данный перечень дополнен затратами, связанными с пребыванием лица в ином государстве (оформление загранпаспорта, мед.страховка и пр.).

Для установления фактически понесенных лицом расходов ему необходимо прикладывать к заполненному отчету подтверждающие документы. Среди них выделяют:

• проездные билеты;
• о найме жилья (выписка из гостиницы, счета, чеки);
• связанные с приобретением каких-либо целевых вещей (товарные и кассовые чеки, накладные).

Нередко подотчетное лицо задается вопросом: нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Данный локальный акт необходим только тогда, когда командируемый сотрудник пишет заявление на выдачу необходимых ему средств, связанных с данной поездкой, где в качестве основания и будет вступать приказ. Более того, с недавнего времени не нужно прикладывать командировочное удостоверение.

Кто должен делать авансовый отчет по командировке?

Ранее уже было отмечено, что заполнением и сдачей этого первичного документа занимается непосредственно подотчетное лицо. При возникновении каких-либо вопросов ему не запрещается воспользоваться помощью бухгалтера, поскольку именно он в последующем будет проверять правильность заполненного бланка.

Авансовый отчет по командировке — образец заполнения

Учитывая, что бланк имеет унифицированную форму, то авансовый отчет по командировке за границу не различается от аналогичного, но в пределах страны. Характерным для него является наличие обязательный полей:

• сведения об организации, направляющей в поездку лицо;
• полная информация о подотчетном лице (Ф.И.О., выполняемая в фирме функция, его табельный №);
• ссылка на целевое назначение получаемых средств;
• размер денежной суммы;
• перечень документов, прилагаемых в качестве доказательств осуществленных лицом расходов;
• подпись лица, составившего отчет.

При сдаче этого документа на проверку, сотрудник получает расписку от бухгалтера.

Скачать образец

Проводки авансового отчета по командировке

Когда утвержден авансовый отчет по командировке, бухгалтер учреждения должен сделать списание данных денежных средств в целях осуществления бухгалтерского учета и налогообложения. Производится это путем проводок.

Работник бухгалтерии в этом случае будет использовать 71 счет. По дебету будут отражаться выданные средства командируемому лицу, а по кредиту – соответственно понесенные и подтвержденные им расходы.

При рассмотрении данного вопроса нужно отметить, что наймодатель при отправлении своего сотрудника в поездку по должностным обязанностям гарантирует ему сохранение не только рабочего места, но и полное покрытие понесенных расходов. Последнему следует правильно оформить необходимую документацию, а также произвести ее сдачу бухгалтерии.