Основная функция архивариуса на предприятии и в любом другом учреждении, состоит в организации хранения важных документов. Согласно законодательству, все сведения о работе граждан и регулирующие трудовую деятельность на предприятии имеют срок хранения до 75 лет. Это обусловлено работой пенсионной системы России. Как должностное лицо, работник архива имеет свои права и обязанности. Его деятельность на предприятии определяет должностная инструкция. Служебные инструкции разрабатываются совместно юрисконсультом и работником кадровой службы. Они предоставляются сотруднику для ознакомления под личную подпись и выдаются вместе с подписанием трудового контракта.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса предприятия

Специфика работы архивариуса заключается во взаимодействии с органами государственной власти. По запросу из администрации города или другой бюджетной организации, которая взаимодействует с населением и имеет право доступа к персональным данным граждан, он обязан предоставить необходимую информацию. Помимо организаций, к архивному работнику обращаются нотариусы, в обязанность которых входит оформление наследства. Ранее все жилые помещения предоставлялись гражданам ордерами по месту их работы.

Общие положения

В основных положениях должностной инструкции должны значиться навыки, которыми должен обладать сотрудник архива. Квалификация напрямую зависит от размеров и специфики предприятия. Помимо необходимой квалификации в области делопроизводства, в общих положениях инструкции должна быть информация о том, что работник архива принимается на должность и освобождается от нее непосредственно руководителем учреждения. Кроме этого должно быть упомянуто должностное лицо, которое принимает на себя обязанности работника архива, если он временно не может выполнять их, по причине временной нетрудоспособности или в период отпуска.

Должностные обязанности архивариуса учреждения

Архивариус предприятия имеет следующие должностные обязанности:

1. Ведет архивную работу в учреждении.
2. Обеспечивает полную сохранность не только документов, но и сведений медицинского, технического и коммерческого характера.
3. Присваивает делам номенклатурные номера, формирует картотеку.
4. Взаимодействует с кадровыми работниками, проверяет комплектность дел, сданных делопроизводителем.
5. По запросам из учреждений формирует выписки и справки.
6. Составляет описи к переданным на хранение делам.

Дополнительно в обязанности могут быть включены другие функции, не противоречащие нормам трудового права. И несвязанные с переводом на длительный срок.

Скачать образец типовой должностной инструкции архивариуса 

Права

Архивариус предприятия имеет право:

1. Требовать от учреждения улучшения условий труда.
2. Получать гарантированные законом выплаты, в том числе оплата сверхурочной работы.
3. Получать доступ к необходимой информации и документам.

Кроме этого работник архива может рассчитывать на содействие учреждения в случае необходимости.

Ответственность

Архивариус предприятия несет ответственность за разглашение медицинской тайны сотрудника, недобросовестное использование персональных данных, передаче третьим лицам без согласия компании коммерческих и технических сведений. Эта ответственность предусмотрена не только инструкцией, но и другими нормативными актами. Она может быть административной или уголовной. Это зависит от степени ущерба, нанесенного учреждению или гражданину.

Условия работы

Условия трудовой деятельности архивного работника должны соответствовать нормам трудового права. Вот основные условия:

1. Для оптимальной работы архивариуса должны быть обеспечены требования санитарных норм, в плане биологической безопасности.
2. Должен соблюдаться график работы, установленный в учреждении, с соответствующей очередностью основного отпуска.
3. Соблюдение работодателем правил противопожарной безопасности также является важной частью организации условий труда.

С 2016 года требования к работникам архива не изменились, поэтому могут использоваться ранее разработанные в учреждениях типовые должностные инструкции.

Должностная инструкция архивариуса предприятия образец 2018 скачать