Если человек не находится на рабочем месте, это не означает, что ему этот день не будет оплачен. Речь идет о вынужденном отсутствии по пожеланию нанимателя – т.е. о нахождении в командировке. За поездку в рабочих целях сотрудник обязательно получит деньги в соответствии со своим средним заработком. Однако, дополнительно выплачиваются еще и суточные – компенсация за пребывание вне местожительства.

Долгое время ожидалось, что они будут отменены. Однако это выплата осталась в списке обязательств для работодателя. Закреплена данная обязанность в 168-ой ст. ТК РФ. Точный размер определяется внутри учреждения. В законодательстве лишь установлены максимально допустимые суммы, на которые налог (НДФЛ) не распространяется. Если поездка происходит внутри страны, то этот размер равен 700 руб., если же работнику нужно выезжать за границу, то речь идет о сумме в 2500 руб. Если же в локальных актах будут утверждены большие суммы, то налог удерживается с разницы. Например, при суточных 1500 руб. для командировки внутри страны налог будет снят с 800 руб. (1500 – 700).

Порядок выплат суточных при командировках за границу

Выплачиваться средства должны за общее количество дней пребывания в командировке. Даже если день является выходным либо праздничным, суточные все равно должны быть предоставлены. Также предусмотрена их выплата за время пребывания в пути (в т.ч. дни пересечения границы).

Не выплачиваются деньги за однодневные поездки и в тех случаях, когда у сотрудника есть возможность каждый день возвращаться к себе домой (в случае с заграничными поездками данное условие практически невозможно).

Порядок выплаты является максимально простым: сотрудник получает ту сумму, которая прописан в нормативных актах учреждения. Если работник отправляется за границу, то деньги можно выдавать в валюте страны, куда едет человек. Если выдача выполняется в рублях, то учитывать нужно еще и расходы по обмену на иностранную валюту.

Размер и норма суточных при командировках за границу

Отправляясь на территорию другой страны, работник может получать в виде суточных ровно ту сумму, которая прописана в локальных актах учреждения. В РФ установлен предел выплаты, с которой НДФЛ не снимается. Речь идет о сумме в 2500 рублей.

Именно этот размер называют нормой. Если на поездку за пределы России работник получит на каждый день больше 2500 рублей, то сумма, превышающая ограничение, будет облагаться налогами.

Документы и отчет по суточным в командировке

В трудовой деятельности многих интересует — командировка за границу как оформить авансовый отчет. При его заполнении расходы не нужно подтверждать документами.

Подтверждающая документация понадобится для подведения итогов и расчетов. И здесь пригодятся все документы: чеки, справки, путевые листы, квитанции, данные о покупке/продаже валюты и так далее. Уже после этого подводится итог об остатке или перерасходе.

Размер суточных при однодневной командировке за границу

Если продолжительность командировки составляет один день, то наниматель вместо суточных может компенсировать ему затраты. Речь идет о расходах на проезд, питание, переговоры и т.д. Каждый из этих затрат должен иметь документальное подтверждение. В их отношении действует то же ограничение в сумме 2.500 руб, с которой не взимается НДФЛ.

Оформление командировки за границу

Порядок оформления этой процедуры установлен Положением, которое было принято Правительством в 2008-м году. В ТК РФ сказано, что основанием для направления является решение работодателя. Решение может быть оформлено любым документом, чаще всего используется приказ (по форме Т-9). В нем должны содержаться следующие данные:

• страна и точное место поездки;
• служебное поручение;
• планируемый срок.

Сотруднику выдается денежная сумма на все траты, связанные с проездом и проживанием. В большинстве случаев деньги выдаются в валюте страны, куда отправляется человек. Дополнительно могут быть выданы и рубли – с учетом времени, которое потратит работник до пересечения границы.

Вся информация должна быть зафиксирована в специальном журнале и в табеле. После поездки сам служащий должен оформлять авансовый отчет, служебную записку (в некоторых случаях) и документы о затратах.

Срок хранения приказов по командировкам за границу

В этом вопросе опираются на данные, которые утверждены Росархивом. В них сказано, что существует срок хранения командировочных приказов длительностью в пять лет. Однако он относится для поездок внутри России. Что касается заграничных направлений, то для этой документации срок равен 10 годам.