Трудовая книжка традиционно содержит множество данных о работнике, о предприятиях, где он трудился и продолжает делать это, срок работы в тех или иных организациях и так далее. Ошибки, допущенные при оформлении столь важных документов, влекут за собой проблемы в дальнейшем: сотрудник при назначении пенсии будет вынужден обращаться в администрацию предприятия для исправления и заверения данных.

Кроме того, правила заполнения документации, в том числе и вышеозначенной, периодически меняются. Каждый кадровик обязан быть в курсе этих изменений, чтобы не допустить досадных промахов в работе и не создавать неприятностей для работников в будущем.

Порядок заполнения трудовых книжек

Законодательство обязывает администрацию организаций, независимо от форм собственности, вести учет сотрудников, платить налоги, заводить и оформлять, а также своевременно вносить необходимые записи в личные документы. Даже в том случае, когда работник устроен временно или принят на сезонную работу, на замещение и так далее. Любой сотрудник, проработавший на предприятии более пяти дней, должен быть учтен и ему оформляется трудовая. Внесение данных в документ должно отвечать следующими требованиям:

• каждая запись должна быть пронумерована;
• информацию вносить на государственном языке РФ — русском. На иностранных предприятиях допускается дублирование на другом языке;
• в отметках не должно быть никаких сокращений;
• написание дат вести в формате ДД.ММ.ГГ., они прописываются арабскими цифрами;
• писать нужно черными, синими или фиолетовыми чернилами.

Каждая запись обязательно подтверждается официальной печатью организации.

Каким документом регламентируется порядок заполнения трудовых книжек?

Ведение книжек — строго регламентируемый процесс. Правила их оформления регулируются сразу несколькими документами, имеющими законодательную силу:

• В Постановлении Правительства Российской Федерации за номером 225 имеются инструкции по правильному хранению и ведению данных документов;
• Постановление № 69 Минтруда РФ содержит требования к их оформлению;
• Статьи 66, 83, 192 и 193 поясняют ответственность кадровика и руководства за недостоверность содержащихся сведений и порядок действий при увольнении работников;
• Письмо № 656-6-0 Роструда — об ответственности администрации при хранении документации;
• Статья 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях информирует о видах наказания за их утрату или порчу.

Закон гласит: ответственность за хранение книжки целиком лежит на главе предприятия. Но чаще всего он возлагает эту функцию на специалиста по кадрам. Тому нужно всегда помнить: даже если документ выдан на руки сотруднику, например, для предоставления в пенсионный фонд, отвечает за его сохранность кадровик.

При утрате трудовой работнику следует написать заявление на выдачу дубликата. Он должен быть оформлен не позднее пятнадцати рабочих дней. Титульный лист документа нужно снабдить пометкой “дубликат”. Кроме того, необходимость в восстановлении может возникнуть при сильном износе или наличии записей, отмененных в судебном порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

В случае, когда гражданин впервые устраивается на работу, необходимо заполнить титульный лист. Он содержит информацию об анкетных данных работника: фамилию, имя и отчество, дату рождения, образование, специальность. Проставляется число, когда сделана первая запись, работник подписывается, ниже пишется фамилия кадровика или руководителя. Документ обязательно должен быть утвержден печатью предприятия, с которого начал трудиться работник.

В первом разделе — вторая и третья страницы документа делаются записи соответственно графам: порядковый номер, дата, полное наименование организации. В последней колонке прописывается приказ по предприятию, на основании которого работник был принят.

Скачать образец заполнения

Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2018 — образец

Важное условие для записей по поводу увольнения работников — чтобы дата записи в трудовой книжке точно совпадала с датой издания приказа об увольнении. За исполнением данного пункта строго следят контролирующие органы. На организацию могут наложить немалые штрафы за неправильное заполнение формы.

При увольнении необходимо внести дату, сделать запись о событии, ссылаясь на соответствующие статьи трудового законодательства. В последней колонке указать номер внутреннего приказа по предприятию, на основании которого произошел разрыв трудовых отношений с сотрудником.

Скачать пример записи

Согласно последним изменениям в законодательстве, организации, не имеющие круглой печати, могут заверять записи личной подписью руководителя.

Какие могут возникнуть ошибки при заполнении трудовых книжек?

Исправления, тем более зачеркивания в документе недопустимы. Как быть, если допущена неточность или внесена не ошибочная запись? Чаще всего кадровики допускают такие ошибки, как:

• неправильное заполнение анкетных данных сотрудника при первом приеме на работу. Этого легко избежать, если переписывать информацию строго из личного дела;
• использование римских цифр вместо арабских или проставление неполных дат;
• ошибки в данных об образовании, специальности или профессии;
• в графе “подпись владельца книжки” стоит фамилия работника вместо его личной росписи;
• отсутствие печати организации на титульном листе.

При обнаружении оплошностей нужно сделать новую запись, в которой указывается номер ошибочной и подпись “считать недействительной”. Если трудовая книжка полностью исписана, необходимо вставить вкладыш (приложение), к оформлению которого предъявляются те же требования, что и к титульному листу.