При трудоустройстве на работу обязательным действием является предоставление трудовой книжки работодателю. Этот документ содержит информацию относительно устройства на работу, увольнения из организации, а также возможные достижения, поощрения и взыскания. Работодатель обязан ее правильно оформить и осуществить хранение до момента увольнения.

Помимо этого на предприятии должен вестись учет движения трудовых книжек. Это обязательная операция, которая требует правильного заполнения. Поэтому этот вопрос будет рассмотрен в статье.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых, а также вкладышей имеет установленный образец заполнения. Чтобы заполнить данный журнал правильно, следует внести следующие данные в специальные графы:

• Порядковый номер записи. Ведение каждой записи должно начинаться с присвоенного отдельного номера, который указывается по порядку;
• Дата заполнения;
• ФИО собственника документа, которое должно быть прописано без сокращений;
• Серия и номер трудовой или вкладыша;
• Должность работника. Фиксируется на основании данных штатного расписания;
• Наименование места работы. Эта графа содержит информацию о структурном подразделении, где работает сотрудник;
• Дата и номер приказа, свидетельствующие о приеме на работу;
• Подпись ответственного лица;
• Сумма, которую выплачивает работник за заполнение бланка;
• Дата, когда была выдана трудовая книжка, после увольнения работника;
• Подпись сотрудника, свидетельствующая о получении трудовой и вкладыша, если такой был.

Законодательно установленная форма заполнения журнала обязательно должна приходить в соответствие. Чтобы оформить ее правильно, не нужно заменять документ, если в организации осталась форма старого образца. Закончить заполнение книги учета нужно только в случае ее произвольного оформления.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения обязательно подлежит опломбированию. Это действие производится с целью защиты от несанкционированного вскрытия. Правила не предусматривают информацию относительно того, какой должна быть пломба, поэтому работодатели используют материалы на свое усмотрение.

На практике, в качестве опломбирования часто используют метод полоски бумаги. В этом случае журнал сшивают нитками, концы которых остаются на последней странице. На них наклеивают полоску бумаги, на которой указывается количество страниц книги учета, должность, ФИО и подпись ответственного лица. Сверху ставится печать, которая должна накладываться на указанную информацию и концы ниток.

Такое опломбирование является неправильным. Пломба должна соответствовать стандарту, согласно которому можно использовать любое устройство для опломбирования, соответствующее ГОСТ 31282-2004. Одним из лучших типов является пленочное пломбировочное устройство, с помощью которого производится пломба с идентификационными надписями и знаками. Если ее отклеить, то появится надпись, которая и станет свидетельством несанкционированного вскрытия.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек?

В журнале нельзя внести какие-либо изменения. Если, например, изменилось название организации, либо поменялась должность, то кадровая служба не имеет права внести новую информацию, при этом зачеркнув старую. Эти данные не подлежат изменению в книжке или ее вкладыше, поэтому и в самой книге учета движения это запрещено делать. Какие-либо нарушения могут привести к недействительности журнала.

Как оформить обложку книги учета движения трудовых книжек?

Оформить правильно нужно не только саму книгу, но и обложку. Кадровый работник должен указать на ней такую информацию:

• название организации;
• наименование самого документа;
• даты начала и окончания действия журнала.

Эти данные являются обязательными и не подлежат исправлению или изменению.

Что делать если в книге учета движения трудовых книжек допущена ошибка?

Каждый человек может делать ошибки. Если она допущена в книге учета, то кадровый сотрудник должен правильно ее оформить и исправить. Запрещено использовать различные корректирующие жидкости и средства, включая ластик, штрих, зачеркивание без определенных пометок.

Что же нужно делать, если допущена ошибка? Сначала следует зачеркнуть неверные данные прямой линией и написать «исправлено» или «запись недействительна». Новые данные необходимо записать выше неверных, при этом следить за разборчивостью и величиной шрифта. Помимо этого можно полностью зачеркнуть всю запись с пометкой, что она недействительна, и ниже написать новую запись с новой колонки. В любом случае важно указать дату исправления допущенной ошибки, ФИО и подпись ответственного лица.

Таким образом, оформить книгу учета необходимо правильно, брав во внимание установленные законом нормы. Вместе с этим нужно соблюдать правила хранения и не передавать ее третьи лицам, чтобы избежать подделки и несанкционированного вскрытия.