Любой документооборот находит отражение в тех или иных учетах. Основное правило делопроизводства говорит о необходимости учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы. Для этого разрабатываются и ведутся разнообразные накопители или книги учета.

Полнота учетов важна, поскольку она позволяет разрешать возникающие споры и исключить путаницу при изменении документов. Одним из основных учетов является журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовое законодательство не включает нормы об обязательном ведении журнала регистрации трудовых отношений и дополнительных соглашений. Однако наличие такого учета в организации отвечает интересам самой компании и ее работников.

Это объясняется следующими обстоятельствами:

• Он дает возможность точно и в полном объеме контролировать заключение, изменение и расторжение трудовых договоров и дополнительных соглашений. Это важно при контроле сотрудничества с лицами, работающими по совместительству;
• Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет оформлять отчеты и отслеживать численность персонала;
• Данные журналы существенно упрощают поиск сведений по каждому сотруднику. Ведь в процессе текущей деятельности часто необходимо найти информацию об условиях договора или дополнительного соглашения с тем или иным работником;
• В журнале удобно делать отметки о получении сотрудником своего экземпляра или об ознакомлении с изменениями, отраженными в дополнительном соглашении.

Более того, ведение данного учета исключает манипулирование работодателем со стороны недобросовестных работников.

Как правильно заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Правильность и полнота заполнения книги имеет важное значение. В ней необходимо предусмотреть отдельную графу для каждой отметки. Рекомендуется использовать следующие поля:

• Порядковый номер документа;
• Дата его составления и сведения о сторонах соглашения;
• Краткое содержание. Необходимо отразить суть документа и его вид;
• Также следует предусмотреть отдельную графу для подписи работника, которая будет свидетельствовать об его ознакомлении;
• Обязательной является графа для примечаний. В ней следует делать записи об изменении условий договора или прекращении его действия.

Помимо ведения книги учета, следует создать отбельный накопитель для указанных бумаг. При этом договоры и другие бумаги рекомендуется хранить раздельно.

Заполнение журнала в бумажном виде

Бумажный вариант ведения документов является традиционной формой. Несмотря на постепенный переход на электронные носители, они по-прежнему являются вторичными и дублирующими по отношению к ведению учета в бумажном виде.
Кроме того, главным аргументом в пользу бумажного ведения, является отражение подписей сотрудников. В случае спорных ситуаций, работодатель всегда может использовать данный документ в качестве доказательства, а применить в этом качестве электронную книгу учета, невозможно.

Заполнение журнала в электронном виде

Если говорить только о ведении книги и учете, электронный вариант представляется более удобным. Он позволяет быстро вносить изменения, отсортировывать записи и находить нужную в течение нескольких секунд.
Поэтому электронный вариант может и должен существовать наряду с бумажным ведением. Он станет не только отличным способом учета, но как доказательство его использовать будет невозможно.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Поскольку само ведение таких книг не предусмотрено законом, срок их хранения также не определен. Поэтому каждая организация может устанавливать собственные правила.

Следует указать, что срок хранения не должен быть меньше, чем несколько лет после расторжения трудового договора, данные о котором внесены в книгу последними.

В случае трудового спора, его можно будет использовать. В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.
Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет. На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения.

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Скачать типовой образец журнала регистрации

Заполнение книги будет упрощено за счет всех необходимых граф.
Данный образец может использоваться на каждом предприятии. И вести рекомендуется поручить сотрудникам кадрового отдела. При этом следует нумеровать страницы, прошивать их и по окончанию книги, необходимо делать опись и оформлять лист — заверитель.