В кадровом отделе любого предпринимательского учреждения состоит штатная единица, отвечающая за формальный учет командировочных работников. Ведение соответствующего учета проводится в специально предназначенной для этого книге/журнале, куда и записываются все требуемые сведения. Порядок в котором должен вестись данный учет на предприятии ежегодно определяется ведомственным приказом Минздравсоцразвития и он является обязательным на всей территории Российской Федерации. Далее будет описана инструкция по ведению указанного журнала, а также о форме в которой должна фиксироваться информация.

Что из себя представляет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

По приложению к приказу Минздравсоцразвития 129-ФЗ 2017 года, журнал представляет собой книгу учета по формату А7, страницы которой имеют все необходимые столбцы и графы для отражения обязательной информации.

На каждой странице фиксируются следующие данные:

• фамилия командировочного;
• порядковый номер формального трудового договора;
• документы, предусматривающие легитимность отправления в командировку (локальный приказ руководителя);
• должный срок служебной командировки;
• а также место отправления.

Журнал учета заполняется ответственным служащим отдела кадров посредством постановки работника в реестр командировочных сотрудников, с последующей выдачей талона. Обязательным сведением так же является и дата, в течение какой он будет пребывать в служебной оформленной командировке. Без этих данных командировать работника нельзя, поэтому удостоверение таких обстоятельств является обязательным. Конечным действием уполномоченного лица является выдача талона.

Кто ведет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Ведением описываемого журнала занимается уполномоченная штатная единица из отдела кадров. Назначается такой сотрудник не формальным работодателем, а руководителем кадрового подразделения. Руководство организации в этом случае только подписывает локальный приказ о прямом назначении. Такой работник, как правило, занимается только ведением учета, и на побочные обязанности отвлекается только при необходимости.

Работники, которые собираются в служебные командировки, должны информировать о предстоящем отбытии именно ведущего учет инспектора.

В его обязанности помимо самого ведения журнала входят также:

• регистрация всех обязательных данных по конкретной командировке (с датами, сроками, местом пребывания, наименованием работ к проведению в процессе);
• выдача талонов;
• принятие заявлений о расчете формальных компенсаций и передача этой информации в имеющийся отдел бухгалтерии.

Срок хранения журнала учета работников выбывающих в служебные командировки

Сам журнал на практике рассчитывается к использованию на один налоговый период. Таким периодом фактически признается один календарный год. Это удобно для самого учреждения и для исполнительного работника, потому что прошлогодние командировки не имеют практически никакой информационной ценности, если они уже были проведены и оплачены. Соответственно наиболее актуальным сроком ведения является один год, а хранить книгу учета можно столько времени, сколько необходимо формальной организации, но не менее 5-ти лет.

При каждом отделе кадров имеется функционирующий архив, где хранятся подобные информационные данные. Каких-либо предельных ограничений в процессе хранения законодательными приказами не установлено.

Журнал учета приказов о командировании работников — бланк

Для того чтобы понять как примерно выглядит подобная книга, рекомендуется ознакомиться с примерным образцом или бланком такого документа. Как уже было сказано, форма является типовой для всех случаев, независимо от наименования и направления учреждения. Утверждается она ежегодно профильным приказом Минздравсоцразвития, поэтому оно является обязательной для обеспечения по всей территории РФ.

Скачать бланк

Особенности ведения журнала учета личных дел работников

В первую очередь следует указать, что ежегодно необходимо следить за форматом книги, потому что он меняется в зависимости от разработки новых законодательных норм для кадрового сегмента. Помимо этого в самой книге допускаются исправления в форме перечеркивания и добавления новых данных, потому что сама командировка может быть отменена, а в служебный отъезд может быть направлен совершенно другой работник.

Напомним, что ранее (до 2014 года) подобные исправления не допускались, что вызывало у кадрового отдела большие трудности. Если под каждой записью не будет стоять соответствующая подпись уполномоченного субъекта, то подобная формальная запись будет читаться не легитимной, поэтому за этим необходимо наблюдать более внимательно.