Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует в интересах работодателя и исполняет поставленные перед ним задачи.

Поэтому, закон устанавливает обязанность работодателя оплачивать все расходы, связанные с нахождением сотрудника в командировке. При этом расходы должны быть разумными и соответствовать целям служебной поездки.

Командировка за свой счет – законно ли это

Если воспринимать данную формулировку буквально, то поездка за свой счет, это, безусловно, незаконно. Работник не обязан нести расходы и тратить собственные средства, действуя по заданию и в интересах работодателя. Трудовое законодательство совершенно однозначного на этот счет мнения.

Командировка за свой счет — это незаконные действия организации. Работник в любом случае должен получить компенсацию за понесенные расходы.

Как правило, это и имеется в виду. Во многих компаниях и, особенно, бюджетных организациях практикуются командировки за свой счет. Это означает следующее:

• работник приобретает из своих денег проездные билеты до места назначения;
• он бронирует и оплачивает жилье за весь период нахождения в служебной поездке;
• он затрачивает собственные денежные средства на еду, проезд и другие нужды.

Но после возвращения из такой командировки за свой счет, работник обязан предоставить работодателю все документы, которые подтверждают его затраты. Предполагается, что они будут возмещены руководством в полном объеме. Нередко так и происходит. Но судебная практика знает огромное количество случаев, когда работники бухгалтерии отказывали в компенсации всех указанных расходов или их части. Свои действия они объясняли тем, что представленные документы не соответствуют установленным стандартам. Подобные методики направлены на снижение затрат и экономию материальных ресурсов.

Как оформить командировку за свой счет?

Командировка за счет собственных средств работника является исключительно его доброй волей. Принудить сотрудника к такому варианту нельзя. Поэтому, при поступлении подобного предложения от работодателя, сотрудник имеет право принять одно из двух решений:

• отказаться от командировки за свой счет. Это его законное право, так как самостоятельная оплата расходов противоречит положениям законодательства;
• принять данное предложение и довериться руководству. Ведь оно обязано возместить все расходы сотрудника в разумных пределах.

Если работник принял положительное решение и готов взять на себя все расходы по служебной поездке, то руководство оформляет приказ. Данный приказ обязателен. Именно он станет основанием для учета дней в служебной поездке, как отработанных. На основании приказа будет произведено возмещение расходов.

Иначе, нахождение в служебной поездке можно будет расценить как прогул.

Командировка за свой счет с последующим возмещением

Оформление поездки за собственные средства предполагает именно такой вариант. Это означает, что сотрудник оформляет поездку и оплачивает все расходы, рассчитывая на их возмещение работодателем. При этом следует указать на расходы, которые будут компенсированы:

• затраты на проезд. Возможно возмещение за любые виды транспортных средств. Однако, конкретные пределы компенсации работнику следует оговаривать с работодателем заранее. Иначе, сотрудник может приобрести билет в купе, а выяснится, что компенсировать ему готовы только стоимость плацкартного билета;
• стоимость проживания. В этом случае, работнику необходимо получить справку в объекте размещения. В данной справке указывается период проживания, наименование объекта размещения и стоимость номера. Документ оформляется по стандартным правилам и должен быть заверен печатью;
• ежесуточные текущие расходы. Они компенсируются за счет суточных. Их размер устанавливается каждым работодателем отдельно. Поэтому объем суточного содержания может серьезно различаться. Например, государственные органы выделяют по 100 рублей в сутки на своего сотрудника. Коммерческие компании перечисляют по 500 – 700 рублей за каждый день служебной поездки;
• в некоторых случая, возмещаются и затраты на общественный транспорт во время поездки.

В каждом конкретном случае, пределы компенсации следует оговаривать досконально с руководством. Иначе, велик риск потратить свои деньги и не получить их возмещения.

Оформление приказа на командировку за свой счет

Данный документ имеет ключевое значение. Без приказа поездка будет восприниматься как невыход на работу с соответствующими последствиями. В приказе необходимо отразить цель поездки, ее продолжительность и указать условия, а также пределы возмещения понесенных затрат.

Скачать образец

Работник был в командировке за свой счет как отразить в учете?

Именно для такого отражения в учете и нужен подробный приказ. В нем следует детально расписать, какие именно затраты подлежат компенсации. Кроме того, нужно установить крайние рамки возмещения затрат.

Помимо этого следует оговорить сроки компенсации. Только подробность оформления приказа позволит защитить интересы работника и избежать последующих судебных споров.