Каждый гражданин имеет право на отдых. Эта гарантия закреплена Конституцией РФ. Задача работодателя – правильно и законно предоставить работнику отпуск. Для организации работы по предоставлению трудящимся каникул каждый год, не позже 2 недель до наступления нового календарного года составляется график. Оформляется он с учетом пожеланий работников, а также учитывается мнение профсоюза организации.

Чем больше численность штата предприятия, тем больше займет времени на составление графика, так как предоставляются сведения от руководителей отделов и служб абсолютно по каждому сотруднику. Документ представляет собой свод данных по прогнозируемому времени отдыха сотрудников всех отделов. При чем, если сотруднику предоставляется дополнительный отпуск по различным основаниям, его предоставление также прописывается. Должна соблюдаться очередность предоставления отдыха сотрудникам.

Унифицированная форма Т-7 график отпусков образец заполнения

Форма графика отпусков регламентирована Постановлением Госкомстата от 2004 года № 1. График должен составляться по унифицированной форме Т-7. Образец заполнения должен содержать следующие данные:

• Наименование организации;
• Дата документа с указанием, на какой год составлен;
• Регистрационный номер документа;
• Наименование структурного подразделения;
• Ф.И.О., должность, табельный номер (при наличии) сотрудника;
• Количество положенных дней отдыха;
• Период планируемого времени отдыха;
• Период фактического времени отдыха;
• Графа о переносе каникул;
• Примечание;
• Подпись руководителя в утверждении;
• Подпись начальника отдела кадров;
• Мнение профсоюза.

Все указанные атрибуты должны быть отражены в документе, все графы – заполнены. Также в ряде организаций вносится дополнительная графа с отражением предоставления сотруднику времени отдыха в предыдущем году. Это, на взгляд многих руководителей, необходимо для пресечения предоставления отдыха одним и тем же сотрудникам летом, а другим – зимой, т.е. с целью восстановления справедливости в коллективе.

В обязательном порядке осуществляется сбор подписей в ознакомлении с графиком со всех трудящихся организации.

Нужно ли включать в график отпусков декретников?

Декретников в график включать не нужно, так как фактически их нет на рабочем месте. Им предоставлен отпуск по уходу за ребенком продолжительностью три года. В случае выхода женщины на работу, согласовывается вопрос с ее непосредственным начальником о предоставлении времени ежегодного отдыха за пропорционально отработанные месяцы, после чего подписывается лист дополнения к основному документу в отношении нее. С листом дополнения обязательно нужно ознакомить ее под роспись.

График отпусков — когда нужно утвердить?

График утверждается не позже двухнедельного срока до наступления нового года. Именно такой срок установлен законодателем в связи с тем, что работника необходимо за две недели уведомить о приближении времени ежегодного отдыха, и уже в январе, после новогодних праздников, кто-то из трудящихся в порядке очередности в отпуск должен будет уйти в отпуск.

Если предприятие по численности трудящихся объемное, то начальнику кадрового подразделения о вопросе организации отпусков на следующий год стоит задуматься уже в ноябре текущего года, поскольку собрать данные со всех начальников отделов и служб по каждому сотруднику – не легкая задача, как показывает практика. После того, как все пожелания трудящихся собраны, проводится аналитическая работа с обобщением всей информации и представляется на утверждение руководителю предприятия.

Как внести изменения в график отпусков?

В трудовой деятельности не редко бывают случаи, когда отправить сотрудника в отпуск в запланированное время не представляется возможным. Это может быть вызвано непредвиденными обстоятельствами, такими, как болезнь работника, направление в служебные командировки, возникновение служебных задач, не терпящих отлагательств.

В таких случаях, начальник службы подает заявление руководителю о замене отгула подчиненному с одного месяца на другой, либо сам сотрудник пишет такое заявление, в любых случаях на заявлении обязательно должно стоять письменное согласие работника о таком переносе. После чего, с утверждения руководителя организации, отпуск сотруднику переносится на указанный месяц. Кадровым подразделением издается приказ о переносе, в график вносится соответствующая запись. Перенос без согласия работника категорически запрещен.

Составление графика отпусков — типичные ошибки

В деятельности кадровых подразделений не редко при проверках трудовыми инспекциями выявляются ошибки по организации предоставления ежегодного отдыха трудящимся. К таким ошибкам относятся следующие:

• отсутствие графика вовсе – самая грубейшая ошибка, свидетельствующая о полной дезорганизации кадровой службы в учреждении;
• составление документа с нарушением сроков, например, составлен 30 декабря;
• отсутствие подписей работников в ознакомлении с документом;
• отсутствие подписи начальника отдела кадров;
• отсутствие подписи руководителя;
• не учтено мнение профсоюза;
• предоставление одним и тем же сотрудникам времени отдыха летом, а кому-то – зимой;
• не указание предоставления дополнительного времени отдыха работнику, который имеет на него право, например, за стаж;
• не равномерное распределение времени отдыха. Например, 20 работникам запланировано предоставить в августе, 1 – в январе, что негативно отражается на производительности труда.

Чтобы не допускать ошибок и должным образом оформить документ, нужно тщательно соблюдать процедуру его составления с учетом требований норм трудового права.