На каждом предприятии идет рабочий процесс, затрагивающий различные сферы деятельности, а следовательно ведется учет всех видов происходящих операций. Осуществлять его, как правило, должен главный бухгалтер, но что же делать, если такая должность не предусмотрена штатным расписанием?

На кого можно возложить обязанности главного бухгалтера?

Уставными документами фирмы, регламентируется порядок и принципы работы всех сотрудников. Руководитель, непосредственно, должен организовывать и контролировать не только весь рабочий процесс, но и ведение отчетности. Он может выбрать, что ему больше по душе, самостоятельное осуществление учета, помощь сторонней организации или же введение на предприятии должности главного бухгалтера.

В случае, когда главного бухгалтера необходимо заменить, из-за болезни, ухода в ежегодный отпуск, отправки в командировку, его обязанности переносятся на замещающего сотрудника. В связи с этим должен быть выпущен приказ, согласованный с руководителем, о чем будет свидетельствовать его подпись.

Общепринятой формы для такого приказа нет, но по желанию предприятия сами могут разработать внутреннюю форму.

Форма о возложении обязанностей главного бухгалтера должна отражать в себе следующие сведения:

• Название организации;
• Идентифицированные коды;
• Дата и номер документа. Обязательно следует зарегистрировать документ в книге учета входящей и исходящей документации, в противном случае приказ не будет иметь юридической силы;
• Краткое содержание;
• Причина по которой он издан;
• Полные фамилия, имя и отчество основного и замещающего его сотрудника;
• Срок замещения. Указать даты начала и окончания;
• Подпись и печать.

В банке для каждого предприятия заводится специальная карточка с образцами подписей сотрудников, имеющих доступ к распоряжению наличности, хранящейся на счетах. При замещении такого сотрудника, коррективы вносятся и в эту карточку соответственно.

Должно быть составлено и дополнительное соглашение между работодателем и замещающим работником, в котором оговариваются срок замещения, перечень служебных обязанностей, условия и размер выплаты заработной платы, премий и других вознаграждений.

Порядок передачи обязанностей главного бухгалтера

Руководитель самостоятельно может вывести некий алгоритм перераспределения должностных обязанностей одного лица другому, основываясь на положениях Федерального закона «О бухгалтерском учете» No 129 — ФЗ от 21 ноября 1996 года, так как общепринятый порядок не установлен.

Федеральный закон № 129 в последней редакции

Процедуру передачи обязанностей главного бухгалтера можно разделить на следующие этапы:

• Выпуск приказа руководителем, в котором отражаются причины, сроки проведения приема-передачи дел, ФИО ответственных лиц, членов комиссии (если таковая была создана), дата окончания (с учетом сроков сдачи отчетности), полномочия и обязанности предыдущего и вновь назначенного сотрудников;
• Вновь вступающий в должность сотрудник должен убедиться в том, что его предшественник завершил все учетные процессы;
• Неотъемлемой частью передачи дел является инвентаризация, которая показывает остатки денежных средств на счетах в банках, в кассе, а также движимого и недвижимого имущества на балансе. Ее итоги отражаются в специальных актах и описях;
• При передаче дел одного бухгалтера другому проводится обязательная проверка по всем бухгалтерским отчетам. Поэтому лучшего всего пригласить независимого аудитора для ее осуществления. В случае, если привлечение аудиторской конторы невозможно, то должностному лицу, вступающему в силу, нужно самому произвести данную проверку. Прежде всего, стоит уделить особое внимание учредительным документам, всем видам отчетов, банковским выпискам, договорам, актам сверки, материальной инвентаризации;
• Составление самого акта приема-передачи дел. В нем следует отразить основные моменты работы бухгалтерии, состояние учета денежных средств, расчетов, основных средств, нематериальных активов, расчетов с персоналом, партнерами, подрядчиками, дебиторами и кредиторами, а также итоги проверки отчетности. Кроме того, нужно зафиксировать факт передачи печати от бывшего бухгалтера нынешнему, закрепляя все это подписями участников процесса приема-передачи дел, указав дату совершения процедуры;
• Когда акт приема-передачи дел подписан сторонами, необходимо оповестить соответствующие органы о произошедших изменениях. Незамедлительно потребуется оформление новой банковской карточки с образцами подписи вновь назначенного сотрудника.

Ошибки, которые были выявлены по результатам проведенных проверок или же при передаче дел, следует также скорректировать и исправить.
Следует помнить, что вновь назначенный работник не отвечает по нарушениям предыдущего сотрудника, а значит не несет за его деяния какую-либо ответственность.

Как оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора?

Стандартной формы такого приказа нет. Поэтому его можно составить произвольно, отразив причину с формулировкой «В связи с отсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера».

После слова «Приказываю» указываются следующие данные:

• Данные нового генерального директора — полные ФИО;
• Указывается дата вступления в силу;
• Зарезервировать подписью и печатью.

Стоит учесть один нюанс: если штатное расписание содержит запись о том, что на производстве есть должность «главный бухгалтер», то у руководителя получится совмещение профессий, следовательно, за это производится доплата в размере полного оклада совмещаемой должности.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора — образец

Если же штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, то руководитель вправе исполнять эти обязанности самостоятельно, соответственно издав приказ. Распоряжение может быть в произвольной форме, с указанием названия фирмы, датой составления, юридическим адресом, кратким описанием, передающим суть, текстом распоряжения, с обязательным указанием даты вступления в силу, закрепив его подписью и печатью.

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора скачать