Штатный график относится к распорядительным документам. Его наличие обязательно на предприятии, что прописано в положении Роскомстата РФ. Утверждается наказом по предприятию. Составляется каждый год в конце года. Если изменений нет, переоформлять создавать новый документ не нужно, а только приказом продлить его действие на год.

В каких случаях применяется приказ об утверждении штатного расписания?

В расписании закрепляется структура компании, штатная численность и состав, согласно уставу предприятия, оклады, категории. Это важный документ, на основании его начисляется заработная плата, дополнительные выплаты — льготы, надбавки, премии. Наличие данной документации необходимо для правильной организации работы в компании, понимания численности сотрудников на каждой должности, формирования бюджета по зарплате.

Распоряжение применяется с целью введения штатного графика в действие. Он выдается после составления документа, как правило, в конце года, в 20-тых числах декабря. Само расписание вступает в силу с 1 января. Без его составление должностной график сотрудников не имеет силы.

Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания?

Написать приказ об утверждении штатного расписания, может отдел кадров, который за него ответственный или отдельный сотрудник, назначенный приказом по предприятию его директором.

Распоряжение должно быть:

• Точным и лаконичным;
• Наименование компании и ее реквизиты указаны в соответствии с уставными документами;
• Указывать прописью числа запрещено, только числительные;
• Действителен, если подписан руководителем и зарегистрирован;
• Документ строгой отчетности. Допустимы два экземпляра – у главного бухгалтера первичный, у руководителя – копия.

В самом графике необходимо указать:

• ФИО сотрудников, важно, чтобы они совпадали с данными в трудовом контракте;
• Должности, согласно государственного классификатору;
• Оклад, надбавки, льготы, премии по каждому сотруднику;
• Составляют с учетом структуры компании и подчиненности;
• Указывают должностные категории и подчиненность.

Какие-либо сокращения при заполнении категорически запрещены. Как правило, оно составляется для работников повременной формы оплаты, в том числе и частично занятых. Для сдельной формы его не составляют. Все изменения также вносятся посредством наказа. Это отображается в названии документа: «Приказ об изменении штатного расписания». Об изменениях должности, окладов, премиальной системы, сотрудники должны быть письменно уведомлены и дать свое согласие. Подобные изменения обязательно вносятся в трудовой контракт. Снижение уровня заработной платы и условий труда может повлечь за собой волну увольнений.

В наказе об изменении существующего графика, указывают номер действующего графика и точные, понятные формулировки изменений, например, оклада, перевода на другую должность, присвоение льгот, внесение новой должности или рабочей единицы. Если изменений много, то лучше создать новый документ. Он оформляется новым распоряжением.

Если не создана и внесена новая должностная единица или рабочее место, сотруднику не может начисляться заработная плата, поэтому так важно ответственно относиться к ведению этого документа. Его наличие проверяют налоговики и организация по охране труда. За отсутствие документа или ошибки ведения штрафуют как ответственное лицо, так и компанию. Его наличие является аргументом для сокращения численности сотрудников.

Форма приказа об утверждении штатного расписания

Установленной законодательством формы наказа нет. Он начинается словами: «Утверждаю штатное расписание #».

Распоряжение составляется в произвольной форме и содержит следующие данные:

• Номер и дату составления;
• Название предприятия и его нахождение;
• Численность человек согласно графика предприятия;
• Месячный фонд зарплаты. Он должен быть равен сумме окладов, максимальных надбавок и премий;
• Дату, с которой вступает в действие;
• ФИО руководителя компании и его подпись;
• ФИО ответственного лица за соблюдение расписания, его подпись;
• Сам наказ обязательно регистрируется в соответствующем Журнале, этот номер записывается на созданном графике.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год — образец

Для правильного составления соответствующего распоряжения, рекомендуется ознакомиться с его образцом. Неправильное оформление распоряжения может привезти к его недействительности. В этом случае, работодатель понесет административную ответственность, так как приказ должен быть утвержден до 20-тых чисел декабря.

Скачать образец приказа

Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания

Сроки хранения нормативных документов закреплены Приказом Минкультуры России. Срок хранения наказа бессрочный, место хранения — место составления, то есть учреждение, организация или предприятие.