Прежде чем штатное расписание начнет действовать, оно должно быть утверждено руководителем организации в форме приказа. Такой приказ будет действовать в течение года со дня издания. Данные правила определены письмом Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.
Характеристика структуры рассматриваемого приказа:
- стандартный бланк (А4, лист белый);
- в верхней части листа по центру – наименование организации, в которой необходимо установить штатное расписание;
- слева под наименованием – дата, справа – населенный пункт, где составлялся документ;
- под датой в угловых рамках – название акта в кавычках с заглавной буквы: «Об утверждении…»;
- текст, состоящий условно из двух частей: 1. В связи с чем издается документ. 2. Какой документ издается, эти части разделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ:»;
- слева – должность лица, составившего акт, справа – расшифровка его подписи, между этими данными – подпись;
- на оборотной стороне листа документа или ниже подписи перечисляются должности и фамилии лиц, с которыми акт согласован и которые с ним ознакомились.
Правила написания приказа об утверждении штатного расписания
Законодатель не регламентировал, кто именно должен разрабатывать данный приказ, поэтому занимаются этим в организациях лица, на которых начальник возложит такие обязанности. Как правило, к разработчикам относят:
- кадровое подразделение;
- бухгалтерия;
- правовое подразделение;
- сам руководитель.
При написании названного приказа необходимо руководствоваться общими правилами делопроизводства и оформления локальных актов. Важно, чтобы подготовленный акт был согласован с соответствующими сотрудниками, а также, чтобы с ним были ознакомлены заинтересованные сотрудники и руководители. После перечисленных процедур документ поступает на подпись главы юрлица либо его заместителя.
Обязанность по созданию распоряжения об утверждении штатного расписания следует поручить конкретному работнику путем включения ее в должностную инструкцию работника или путем издания акта о возложении на него таких обязанностей.
Кто подписывает приказ об утверждении штатного расписания?
Правом подписания обладает:
- руководитель предприятия;
- его заместители.
Созданный приказ согласовывается с пожеланиями руководства и подписывается ими же.
Форма приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год
На законодательном уровне не определен обязательный вид данного документа. Как правило, он составляется на стандартных бланках организации с её реквизитами. В любом случае распоряжение об утверждении численности личного состава должен содержать:
- характеристику фирмы;
- место, время составления, подписания, приобретения юридического значения акта;
- непосредственно приказная часть;
- период действия штатного расписания;
- уполномоченные на подписание, согласование, ознакомление сотрудники;
- подписи руководства.
Следует отметить факт, что в документе-акте не разрешается прописывать цифры прописью. Также создается документ в двух экземплярах, чтобы тайные сведения не попали в чужие руки. Один документ хранится на руках у директора учреждения, другой экземпляр хранится у бухгалтера.
К каким приказам относится приказ об утверждении штатного расписания?
Существует особая система, которая устанавливает правила и принципы по формированию и написанию локальной документации – ГСДОУ. Он разграничивает приказы по:
- главному направлению деятельности фирмы;
- организационно-административному направлению (обеспечительному).
Акт, утверждающий штат работников, содержит данные о работающих, их заработной плате, системе оплаты и др., то есть отражает не только персональные данные, но и организационные, поэтому его относят к документам по основной деятельности, которые нацелены на обеспечение выполнения главенствующих задач трудовой системы.
Таким образом, формирование штата предприятия не может быть осуществлено без соответствующего документального оформления, которое и делает его действующим. Несмотря на то, что законом процедура составления такого документа не предусмотрена, он должен соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению локальных актов, то есть на данное распоряжение распространяются общие правила по ведению внутренней документации.