Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для того, чтобы уметь не только принять и отправить документацию, но и организовать распорядок дня руководителя наиболее оптимальным образом. В современном мире секретарь референт обязан обладать не одним, а несколькими иностранными языками и владеть навыками делового этикета и психологии общения. Однако все эти умения подразумеваются не априори, они должны быть конкретизированы. Каждый руководитель подбирает помощника под критерии организации и свои личные, поэтому так важно детализировать все запросы к помощнику в официальном документе.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта
Типовая должностная инструкция описывает требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность секретаря референта. В ней оговаривается профессиональная квалификация и опыт работы, наличие определенных знаний и навыков, условия назначения и подчинения. Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника. В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные. Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.
Общие положения
На должность секретаря референта берут людей с высшим образованием, с обязательным знанием иностранных языков и навыками делопроизводителя. Данную должность нельзя получить без опыта работы, который имеет минимальную планку в один год. Помощник подчиняется непосредственно генеральному директору и утверждается в должности только им. Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:
- владеть техническими средствами коммуникации, необходимыми для его работы;
- знать и руководствоваться локальными НПА, Уставом, инструкцией по делопроизводству;
- владеть знаниями о законодательстве РФ, нормами ТБ и пожарной безопасности.
Хотя в деятельности помощника самое главное — это исполнительность и оперативность, но достижение этих показателей невозможно без наличия обширной базы знаний и опыта.
Должностные обязанности
Секретарь-референт имеет следующие должностные обязанности:
Организовывать:
- документооборот;
- прием посетителей;
- встречи и командировки директора;
- заседания и совещания с участием руководителя;
- заполнение журналов и форм личной отчетности.
Анализировать предоставляемую информацию и делать по ней выводы.
Контролировать:
- качество представляемых на подпись документов;
- исполнение приказов и распоряжений руководителя.
Кроме этого в обязанности помощника входит выполнение отдельных служебных поручений и заданий, исходящих от руководителя.
Права
Секретарь-референт имеет право получать, аккумулировать и обрабатывать информацию, касающуюся его непосредственной деятельности. Помощник может выдвигать правомерные требования по организации своего рабочего места, для возможности выполнения своих обязанностей и сохранения материальных ценностей, вверенных ему для работы. Секретарь референт имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение рационализаторские предложения по улучшению своей деятельности и деятельности организации, в части его профессиональной деятельности. Он может давать собственную оценку происходящему и принимать решения самостоятельно по ситуации.
Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за некачественное или несвоевременное выполнение работы, возложенной на него данной должностной инструкцией. Помощник отвечает за передаваемые руководителю документы и несет ответственность за их ненадлежащее оформление. На секретаря референта налагается ответственность за последствия неверно принятых им решений, несоблюдения законодательных норм, нанесения материального ущерба имуществу организации и нарушения трудовых и этических норм. Наибольшую ответственность несет секретарь референт за разглашение полученной в процессе, информации, которая квалифицируется как коммерческая тайна.
Условия работы
Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора обязана содержать полные и достоверные сведения о графике и условиях работы. Также здесь могут указываться особые требования к форме одежды на работе, на заседаниях, в командировках. График работы может включать в себя отдельные указания о ненормированности дня и методах компенсации. Инструкция секретаря референта — это документ, который позволяет ему знать свои обязанности и права и дает возможность работодателю требовать надлежащего выполнения трудовых обязанностей.
Должностная инструкция секретаря-референта образец 2018 скачать
(8 оценок, среднее: 4,25 из 5)
Загрузка...