Должностная инструкция регламентирует обязанности и полномочия сотрудника. Этот документ разрабатывается для подчиненных руководителем отдела или предприятия. Каждая профессия имеет отдельный регламент, поэтому для офис-менеджера предусмотрено соответствующее должности содержание.

Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера

Данный документ описывает и распределяет все функции отдела и нагрузку для его сотрудников. Каждое предприятие имеет право самостоятельно определять ведение должности и соответствующих обязанностей. Представленная в этом документе информация используется в управлении персоналом и организации производственного процесса.

Образец должностной инструкции для офис-менеджера содержит следующие разделы:

• Общие принципы.
• Обязанности по должности офис-менеджера.
• Права сотрудника.
• Ответственность.

Скачать типовой образец ДИ офис-менеджера 

Общие положения

В этом разделе специалист определяет информацию о специфике должности, ее классификации и требованиях к кандидатам, желающим выполнять работу. В данном пункте можно определить, на что соответствующий работник должен ссылаться в деятельности, например, на законодательные акты, устав конкретного предприятия, наказы руководства и др. В первом абзаце следует определить, к какой категории сотрудников относится офис-менеджер. В общих положениях потребуется утверждать, кто может принять соискателя и уволить его. Как правило, полномочия по увольнению и приему имеет только генеральный директор.

Далее необходимо указать, какие работники находятся в подчинении данного работника. Часто в распоряжении специалиста оказывается курьер или уборщик. В общих положениях требуется указать, кто принимает обязанности при отсутствии работника, например, специалист по продажам или кадровый работник. По требованиям, при приеме на работу в качестве офис-менеджера, работник должен продемонстрировать соответствующий уровень образования, трудового опыта, знания офисной техники, иностранных языков и принципов делопроизводства.

Должностные обязанности

В этом разделе описаны мероприятия, которые должны проводиться сотрудником, а также, перечислены обязанности.

Офис-менеджер имеет следующие должностные обязанности:

• Работа с телефонными звонками и сбором информации.
• Выполнения поручений по сканированию и печати документации, подготовке запросов и писем, ведению базы данных и организации служебных материалов.
• Подготовка совещаний и заседаний.
• Подготовка командировок сотрудников.
• Обеспечение канцелярскими товарами и наблюдение за работой оборудования из офиса.
• Контроль подчиненных сотрудников, например, составление маршрутов для курьера.

Права

В их спектр входит право получения информации, которая необходима для организации труда, даже если это потребует получения данных о том, какая прибыль или налог есть у предприятия, и других фактов. В пределах полномочий специалист может контролировать управленческие документы и выдвигать собственные предложения по улучшению делопроизводства и своей эффективности. Также, должностная инструкция разрешает самостоятельно принимать решения, которые находятся в компетенции сотрудника, и согласовывать с директором идеи по поощрению или наказанию подчиненных работников.

Ответственность

Согласно должностной инструкции, офис-менеджер несет ответственность за неправильное выполнение своей работы или вовсе невыполнение обязанностей. Наказывается несоблюдение существующих требований по хранению тайны или коммерческой информации. Он напрямую несет ответственность за нарушение внутреннего распорядка и других правил предприятия.

Условия работы

Совокупность всех информационных блоков формирует условия работы. Специалист обязан организовывать не только свою работу, но и организовать работу и приемлемые условия труда для своего отдела.

Должностная инструкция офис-менеджера образец 2018 скачать