Руководитель любой организации заинтересован в выполнении его сотрудниками необходимого объема работы, при этом не забывая о предоставлении им гарантий, установленных трудовым законодательством. Для этого ему необходимо осуществлять учет проделанной работы на предприятии в целом и за каждым трудящимся в отдельности.

Зачем нужен табель учета рабочего времени?

Ст. 91 ТК России под данным термином понимается продолжительность времени, в течение которого сотрудник выполняет свои обязательства по заключенному контракту. При этом на работодателя возлагается обязанность по ведению учета фактически проработанных смен сотрудниками компании. Для чего это необходимо:

• Для правильного и своевременного начисления зарплаты трудящимся лицам;
• Контроль соблюдения сотрудниками рабочего режима;
• Получения точных сведений о фактически отработанном лицами времени;
• Ведения статистики.

Осуществление этой обязанности наймодателем идет посредством применения унифицированной формы табеля. Она была разработана и утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Учет может вестись в двух формах. Первая отражает только рабочий режим сотрудников предприятия, вторая, в дополнение к этому, расчет оплаты их труда.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Правила составления табеля учета рабочего времени также прописаны в вышеназванном Постановлении. Здесь необходимо учитывать следующие требования, касающиеся оформления данного первичного документа:

• Составление осуществляется в единственном экземпляре за отчетный период (как правило, месяц);
• Заполненный бланк подписывается лицом, ответственным за его содержание — руководителем подразделения (либо организации – если малое предприятие) или кадровым работником;
• Для каждого числящегося в компании сотрудника указываются ФИО, занимаемая должность или профессия, а также табельный номер.

Непосредственное заполнение полей подразумевает под собой проставление отметок о присутствии/отсутствии на рабочем месте за каждый день, в т.ч. продолжительность смены. Далее указывается их общее количество за учетный период, с разбивкой по категориям. При отсутствии работника в определенные дни на работе, бланк документа будет заполняться, исходя из наличия документов, являющихся основанием для такого пропуска (больничный лист, приказ на отпуск, заявление на отгул), в противном случае лицу будет проставлен прогул. Для каждого работника предусматривается ведение двух строк: одна предназначена для отметок о факте явки лица, другая отвечает за количество отработанного времени.

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году

Чтобы правильно оформить бланк табеля, необходимо знать о существующих к нему условных обозначениях. Нельзя проставить в этом документе «+» или «-» лицу, которое присутствовало или отсутствовало на рабочем месте в какой-то день. Полный их перечень также приведен в вышеназванном нормативном правовом акте.

Для обозначения режима работы в графике может использоваться буквенный или цифровой код. Перечень достаточно длинный. Например, при командировании в какую-либо поездку в табеле должно проставляться обозначение «К» или «06», уход лица в основной отпуск — «ОТ» / «09», выходной – «В» / «26».

Поскольку условных обозначений достаточное количество, то ответственному за заполнение табеля нужно быть предельно внимательным и располагать необходимой документацией.

Приказ о введении табеля учета рабочего времени

Поскольку бланк документа об учете рабочего времени предполагает подпись лица, ответственного за его ведение, то руководителю предприятия необходимо найти и назначить определенного сотрудника ответственным за выполнение указанной обязанности. Им может выступать кадровик или начальники структурных подразделений. Однако наделение такого лица данными полномочиями возможно лишь на основании соответствующего распоряжения, издаваемого руководителем организации.

Какой-либо определенной формы такого документа законодательством не предусматривается. Однако этот документ должен отображать необходимые сведения:

• Наименование организации-наймодателя;
• Порядковый номер и дату его составления;
• Название (может иметь различные вариации – о назначении ответственного лица либо о порядке ведения табеля учета рабочего времени);
• Преамбулу, где указываются причины издания распоряжения;
• ФИО работника, на которого будет возложена ответственность по заполнению графиков;
• Краткий перечень обязанностей, связанных с возложением на лицо данной функции;
• Ссылка на ознакомление всех заинтересованных лиц;
• Указание работника, на которого возложен контроль за исполнением данного распоряжения;
• Подписи.

Назначенный ответственным сотрудник может приступить к выполнению обязательств по заполнению табеля только после ознакомления с распоряжением начальника.

Скачать образец приказа