Для оптимизации процесса работы на предприятии составляется баланс рабочего времени. В нем отражается информация о количестве времени, отработанном сотрудниками, а также о том, как оно распределено по различным видам действий. Данный показатель оформляется на одного работника компании (расчет ведется в человеко-днях либо в человеко-часах). В различных ситуациях он может составляться либо по всему предприятию, либо по отдельному цеху, либо по группе сотрудников, которые имеют один и тот же график. Считается, что при помощи баланса времени работы проще всего увеличить общую производительность на предприятии.

Назначение и особенности составления баланса рабочего времени

Многие компании сталкиваются с проблемами простоя или, наоборот, недостаточного количества ресурсов. Фактическим решением этих проблем может стать составление баланса рабочего времени (БРВ). При его расчете можно обнаружить необходимые резервы для того, чтобы добиться роста производительности. Делается это путем рационализации фонда рабочего времени (РВ).

Следует подытожить два основных назначения этой процедуры:

• Увеличение эффективности;
• Нахождение плановой численности работников.

Эксперты рекомендуют использовать данный расчет всем предприятиям, руководители которых желают добиться максимально эффективной работы в компании.

Нормативный и фактический балансы рабочего времени

Первым делом проводится расчет нормативного (или, другими словами, проектируемого) БРВ. Для этого используются специальные нормативы. Берутся показатели для подготовки, обслуживания и заключительных работ, а также для личных целей и для отдыха. Уже после нахождения нормативных показателей анализируются фактические затраты, которые существуют на самом деле. Далее все показатели (нормативные и фактические) сравниваются между собой. Если фактические затраты больше, то находятся причины наличия этой разницы. Благодаря этому можно обнаружить действительно нерациональные затраты, а после этого исключить их.

Структура баланса рабочего времени

Главной особенностью структуры БРВ являются ресурсы. К ресурсам, в первую очередь, относятся календарный фонд и неявки, которые объясняются праздниками и выходными. Ресурсами считаются табельный фонд, неявки из-за отпусков, а также максимально возможный фонд. При необходимости расчета ресурсов в человеко-часах, показатель в человеко-днях умножается на продолжительность рабочего дня (усредненную). Своя структура есть и у максимально возможного фонда. Он состоит из часов, которые по факту отработал сотрудник, из часов, которые он не отработал по уважительным причинам, а также из потерь РВ.

Составление баланса рабочего времени

Актуальная формула баланса рабочего времени начинается с расчета номинального фонда. Для этого из календарного количества дней вычитаются праздничные и выходные дни. В 2018 году формула для этого показателя является таковой: 365 – 91 = 274. Далее число дней переводится в часы, умножаясь на продолжительность смены. Эффективный фонд является разницей между так называемым номинальным фондом и числом невыходов на работу, являющихся целодневными, которые связаны с отпусками и больничными. Максимальное число часов на одного сотрудника определяется умножением длительности одной смены на эффективный фонд. Из эффективного фонда отнимают внутрисменные потери (различные перерывы и сокращения).

Образец расчета баланса рабочего времени

При анализе необходимо понимать, что представляют собой отдельные элементы расчета. Например, календарный фонд представляет собой общее количество дней за год, номинальный – общее количество, кроме выходных с праздниками, максимально возможный – номинальный, кроме отпускных дней, явочный – максимальный, за исключением неявок, фактический – явочный, кроме дней простоя. Одинаковый образец можно использовать каждый месяц. Номинальные показатели в итоге необходимо сравнять с фактическими. Для анализа необходимо применять абсолютные величины. То есть, например, фактическое время делится на максимально возможное.

Стоит понимать, откуда брать данные. Например, табельные значения черпают из графика работы. Отпускные дни берутся из отпускного графика. Осуществляется сопоставление отпускных дней с рабочими. Для явочного показателя выполняется прогноз неявочных дней.

Скачать образец расчета