На сегодняшний день редкость если человек долгое время, а тем более всю жизнь работает на одном месте. Новое место работы или новая должность каждый раз фиксируются в трудовой книжке. Однако этот документ имеет ограниченное количество страниц, которые в любой момент могут закончиться.

Чтобы работодатель мог осуществить внесение новой записи, нужно правильно вшить, а затем правильно оформить вкладыш, который вставляется в трудовую книжку. Какая инструкция есть в данном случае, и какие основные нюансы, будет рассмотрено далее в статье.

Что такое вкладыш для трудовой книжки?

Ведение трудовой книжки осуществляется для всех сотрудников на предприятии, выполняющих основную работу в течение срока более 5-ти дней. Порядок и форма, согласно которым происходит их заполнение, установлены в нормативных актах. Они следующие:

• Правила, закрепленные Постановлением Правительства РФ № 225;
• Инструкции, закрепленные Постановлением Минтруда РФ № 69.

Заполнение вкладыша или его дубликата также происходит на основании данных документов. Данное действие должно быть обязательным для официально работающих. Он позволяет расширить трудовую книжку, если в ней не хватает места для внесения новых записей, связанных с информацией о новом месте работы, о новой должности, либо в случае определенных поощрений и награждений.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Вшить вкладыш обязательно нужно правильно, руководствуясь инструкцией и установленным порядком действий. Занимается этим вопросом работник отдела кадров. Чтобы его вшить правильно, нужно выполнить определенные действия поэтапно:

• Кадровик фиксирует отметку относительно выдачи. Она указывается на титульном листе трудовой книжки. Помимо этого здесь прописывается номер и серия бумаги, которую нужно будет вшить;
• Осуществляется заполнение первого листа, основываясь на представленные документы;
• Происходит процесс вшивания в установленные сроки, нарушение которых грозит штрафом.

Чтобы вшить вкладыш правильно обычно берется место между последней страницей трудовой и обложкой. Далее открытый посередине бланк прокалывается шилом и прошивается белой ниткой. При этом концы ниток остаются в середине документа. Также важно помнить, что обложку ни в коем случае нельзя отрывать. Это является грубым нарушением, за которое работодателю нужно будет выплатить штраф, а сотрудник может лишиться пенсии.

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы оформить эти документы нужно соблюдать инструкцию относительно порядка заполнения. Этапы при этом следующие:
Выдача бланка. Его приобретает работодатель, у которого работает сотрудник на тот момент, когда закончились чистые поля для указания новых записей. У каждого вкладыша есть свой серийный номер, который позволят уберечь его от подделок. Приобретается бланк в специализированной типографии, после чего документ регистрируется в приходно-расходной книге.
Первичное оформление. Первая страница должна содержать сведения о работнике, образец которых следующий:

• ФИО работника;
• его дата рождения;
• информация об образовании;
• профессия согласно образования;
• дата заполнения;
• фамилия кадровика.

Обязательно должна стоять подпись сотрудника, которая подтверждает факт подлинности информации.
Внесение записей. Образец того, как правильно оформить вкладыш соответствует порядку заполнения всех разделов документа, а именно указывается:

• номер записи;
• ее дата;
• данные о приеме на работу или увольнении;
• название, номер и дата документа.

В конце должна стоять подпись работодателя, а также штамп предприятия.

Как происходит выдача вкладыша для трудовой книжки?

Обязанность ведения трудовых книжек работодателем регламентируется ст. 66 ТК РФ. Опираясь на Порядок, установленный Минфином РФ, вкладыши обязаны приобретать работодатели у организаций, которые официально занимаются печатью этих документов. С ними работодатель предварительно заключает договор.

Документы также остаются на хранении у работодателя согласно установленных законом требований. Их выдача предусматривается после написания заявления уполномоченным лицом. При выдаче документа происходит уплата налога, а именно НДС. Никакие взносы при этом не предусмотрены.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без наличия трудовой не действителен, следуя п. 39 из Правил, а также информации, непосредственно указанной на этом документе. Следовательно, использовать его будет невозможно. То есть, так как он не действителен, то нельзя вносить новые записи, это будет неправомерно. В таком случае запрещено принимать на работу или осуществлять увольнение, вносить любого характера данные, включая поощрения или взыскания.

Таким образом, необходимо выполнять порядок, установленный для оформления и вшивания указанного документа. Неправильные действия влекут за собой выплату штрафа для работодателя, а для сотрудника – лишение пенсии.