Законодательство Российской Федерации требует, чтобы каждый работник имел свою трудовую книжку. Для трудоустроенных граждан этот документ является подтверждением того, что человек работает. Подавляющее количество взаимоотношений между работодателем и работником проходят с оформлением записи в трудовую книжку.

В будущем для работников именно этот документ станет помощью в получении пенсионного обеспечения, ведь на основе его данных высчитывается стаж человека. Также записи в нем активно изучаются работодателями, которые рассматривают человека как потенциального кандидата на свободную должность. Поэтому сотрудники кадровых служб должны внимательно подходить к порядку ведения этих документов.

Правила ведения трудовых книжек 2018

Правила, связанные с ведением, утверждены специальным Постановлением Правительства, которое датируется еще 2003-м годом. В нем указано, что при первом трудоустройстве работника его работодатель должен обязательно оформить после приема на работу трудовую книжку.

На это отводится ровно одна неделя. Вся информация в нее вносится на основании выданных приказов. Сокращать записи нельзя. Каждая новая запись сопровождается получением подписи от работника в личной карточке.

При ведении важно использовать те же формулировки, что и в ТК РФ. Поэтому при расторжении договоров и других действиях следует проставлять ссылка на соответствующую статью. Закон предусматривает, что в документе следует упоминать о награждениях за заслуги в труде, а вот данные о премиях указывать не нужно.

Правила хранения трудовых книжек на предприятии

К вопросу учета и хранения необходимо подходить не менее внимательно, чем к вопросу ведения. Для учета на предприятиях кадровики ведут:

• книгу учета движения этих документов;
• приходно-расходная книга.

Особое внимание уделяется приходно-расходной книге. С ее помощью осуществляется учет всех бланков трудовых книжек, а также ее вкладышей. В этой книге необходимо соблюдать нумерацию, все бланки необходимо прошнуровать, а также заверить подписью и печатью.

Постановление правительства о порядке хранения трудовой книжки

В шестом разделе постановления правительства устанавливаются правила по учету и хранению. Считается, что трудовые книжки являются документацией строгой отчетности. Должен быть выбран человек, который будет ответственен за их ведение. Это лицо ежемесячно обязано ежемесячно подготавливать отчет о бланках и вкладышах этих книг.

Если во время заполнения бланки, были испорчены, то их необходимо уничтожить. Хранение этого документа будет осуществляться работодателем, если при увольнении сотрудник ее не получил. Сохраняться трудовая книжка будет на рабочем месте, пока уволенный работник не затребует ее. Каждый работодатель всегда должен следить за тем, чтобы нужное количество бланков и вкладышей всегда было в наличии.

Порядок выдачи трудовых книжек в 2018

Если случилось увольнение сотрудника, то работодатель должен проверить, чтобы напротив всех записей, внесенных им, стояли его подписи. Выдача осуществляется непосредственно в день увольнения. Если выдача будет просрочена работодателем по его же вине, то у него возникнет обязательство по возмещению работнику заработка за дни задержки. Соответственно и день увольнения перенесется до даты выдачи.

Если сам работник не приходит за документом, то нужно ему отослать уведомление. Отправлять по почте его можно будет исключительно при согласии сотрудника. При смерти работника документа отдается родственникам. От одного из них необходимо получить расписку о получении. Если есть заявление родственника, то можно отправить трудовую книжку по почте.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Этот документ может получить только ответственное лицо за его хранение и только по специально оформленной заявке.

Скачать образец заявки

На предприятии ведется специальная книга учета. В нее вносится информация как о тех труд. книгах, которые были оформлены для сотрудников на этом предприятии, так и о тех, которые уже были получены от самих работников. Вписывается следующая информация:

• дата приема;
• ФИО владельца;
• серия и номер документации;
• должность и профессия;
• наименование рабочего места (например, бригада, администрация и т.д.).

Книги по учету должны быть оформлены в должном порядке. Нумерация, шнурование, заверение подписью – обо всем этом должны позаботиться кадровики предприятия. Книгу учета движения нужно хранить после ее окончания 75 лет, а приходно-расходную книгу – 5 лет.