В каждом бизнесе должна вестись кадровая документация. Это важная составляющая для компании. Этот процесс позволяет достичь успеха в управлении своими сотрудниками, а также избежать ряд проблем с контролирующими органами. Речь идет о прокуратуре или Инспекции труда.

Обязательным документом при проведении различной проверки на предприятии считается журнал регистрации приема на работу.

Оформление журнала регистрации приказа о приеме на работу и его ведение

В каждой компании кадровое делопроизводство активно ведется с учетом соответствующих инструкций. Они утверждаются локальными нормативными актами, либо иными документами в виде соглашения. К таковым относится и журнал регистрации приказов. Порядок оговаривается в нормативных актах, а форма не устанавливается. Это значит, что оформлять его можно в произвольном порядке.

Журнал регистрации приказов о приеме на работу — как оформить

Выше говорилось о том, что какой-либо утвержденной формы не предусматривается. Именно поэтому на этот документ возлагают образцы, которые были приняты внутри организации, но с учетом основных законодательных актов.

Для того чтобы его правильно составить, следуйте предоставленным ниже условиям:

• Каждый лист должен иметь уникальный номер;
• В нижней части он должен быть прошит двойной ниткой. Завязывается и заверяется специальной подписью лицом, ответственного за оформление этого документа. Сюда относятся и страницы, которые указаны не только арабскими обозначениями, но и прописью;
• Документ должен обладать твердой оболочкой. Листы должны быть плотными, ведь они будут храниться много лет.

Однако эти условия были созданы не только по той причине, что документы будут храниться многие годы, но и для предотвращения фальсификации данных. К примеру, зарегистрировать тот или иной приказ задним числом или устранить определенный лист не удастся.

Журнал регистрации приказов о приеме на работу — образец

Сама форма, в том числе титульный лист, должны быть оформлены в обязательном порядке в соответствии с некоторыми условиями:

• Напишите название компании целиком;
• Затем наименование обложки. В этом случае — Журнал регистрации приема на работу;
• Когда он был составлен и когда истекает его срок действия;
• Порядковый номер каждого документа в соответствии с номенклатурой внутри организации;
• С обратной стороны должна находиться информация об ответственном лице. То есть ФИО и его занимаемая должность в этой организации.

Оформляя такой документ, инструкции считаются обязательными. Форма может быть разной. Иными словами — формат подобных документов не был утвержден. Журнал может создаваться в формате А4 с твердой оболочкой или на специальных листах, которые были изготовлены в типографии по заказу.

Хотите вести журнал регистрации и не нарушать законодательство? Используйте бумажную форму. Его можно оформить не только правильно, но еще и внести дополнительные изменения в архиве. Также следует отметить, что информацию в бумажном журнале очень проблематично сфальсифицировать. Все данные вносятся последовательно, а также от руки. По этой причине внести лишний раз приказ задним числом невозможно.

Учтите, что сейчас век компьютерных технологий. Во многих компаниях активно ведется параллельный электронный документ. Особенно в том случае, если в организации используется программа 1С. Она автоматически регистрирует все изменения и присваивает правильный порядковый номер. Несмотря на то, что унифицированной формы нет, ниже представлен образец бумажного журнала.

Образец

Ответственные лица за ведение журнала регистрации

С течением времени ведения этого документа, он хранится у ответственного лица. Если он заканчивается, на лицевой части пишется специальное слово. Также устанавливается соответствующий порядок в цифровом и буквенном варианте. Если возникает огромный объем информации, многие ответственные лица в организации используют группировку с соответствующей индексацией.

Сроки хранения

Согласно первичным документам законодательства, срок хранения  журнала регистрации составляет 10 лет. Однако внутренние нормативные акты могут корректировать сроки в большую сторону. Контролирующие органы ничего против этого не имеют. При этом срок меньше указанного законодателем быть не может. Учтите это при оформлении локальных нормативных и правовых актов. Регистрация необходима для подтверждения события, что определенная официальная бумага была получена предприятием. Изменение вносится в регистр, присваивается порядковый номер и записывается соответствующая информация.